Wie een (zakelijke) brief of e-mail schrijft, moet veel keuzes maken. Niet alleen over de inhoud en opbouw, maar ook over de opmaak en verzorging van de tekst. Daarbij horen zeker ook de aanhef en afsluiting van de brief of mail. Een foutieve of ongepaste aanhef kan behoorlijk in het verkeerde keelgat schieten van de ontvanger. In deze blog enkele tips om tot de juiste aanhef te komen.

Geachte of Beste
De eerste vraag is of de correspondentie het best kan beginnen met Geachte of Beste. Bij brieven is Geachte meestal de aangewezen aanhef. Dat heeft ermee te maken dat brieven tegenwoordig eigenlijk alleen nog maar in vrij formele situaties gebruikt worden, en daar past uiteraard een formele aanhef bij. Bij e-mail ligt het wat ingewikkelder. Ken je de ontvanger helemaal niet, of is er sprake van een formele situatie, dan is ook hier Geachte de beste keuze. Bij informelere berichten is Beste een goede optie, maar ook bijvoorbeeld Dag, Hallo of Goedemorgen/-middag zijn mogelijk. Ken je elkaar goed, dan kun je ook nog kiezen voor een aanhef als Hoi of Hi.

Mijnheer of heer

Als je geen naam of alleen een achternaam gebruikt, kies je bij mannen voor heer en bij vrouwen voor mevrouw. Deze woorden schrijf je altijd voluit. Meneer, mijnheer en de heer gebruik je niet in de aanhef. (Me)juffrouw is verouderd, en kun je dus ook beter niet gebruiken. Je kunt dus beginnen met bijvoorbeeld Geachte heer of Geachte heer Terstegge.

Namen

Als je de naam van de ontvanger kent, gebruik je die ook in de aanhef. Bij geachte past de achternaam het best: Geachte heer Winkel, Geachte mevrouw Amrani. Bij een informele aanhef past een voornaam beter: Beste Tim, Dag Soumaya. Sommigen combineren voor- en achternaam: Geachte Tim Winkel, Beste Soumaya Amrani. Naslagwerken zijn hier niet van gecharmeerd, maar zelf vind ik zeker de variant met beste soms best een aardige oplossing. Bijvoorbeeld als je bij een groot bedrijf werkt, en een collega mailt die je (nog) niet persoonlijk hebt ontmoet. Voorletters en titels gebruik je in de aanhef niet.

Ken je de naam van de ontvanger niet, dan zijn er verschillende mogelijkheden:

• Geachte heer/mevrouw,
• Geachte heer of mevrouw,
• Geachte heer, mevrouw,

Ook alleen Goedemorgen (of een variant daarvan) is dan mogelijk. Gebruik liever niet Geachte of Beste zonder verdere toevoeging; dat komt nogal kaal over. Je kunt ook verwijzen naar de hoedanigheid waarin je de lezer aanspreekt: Geachte lezer, Geachte abonnee.

Groep ontvangers
Als je bericht naar meerdere ontvangers gaat, en er geen mogelijkheid is om ieder bericht een persoonlijke aanhef te geven, dan kun je het best kiezen voor een aanhef die iedereen past. Geachte dames en heren is mogelijk, maar er zijn meer opties: Geachte directie, Geachte commissie, Geachte klant, Beste collega’s.

Sommige schrijvers kiezen nog voor verouderde varianten als L.S. of Mijne heren. Dat kun je beter niet doen; lang niet iedereen weet meer dat L.S. de afkorting is van Lectori Salutem (wat ‘aan de lezer heil’ betekent). Dat maakt deze aanhef onduidelijk en onpersoonlijk. Dat Mijne heren niet meer past in het huidige zakelijke leven hoeft hopelijk geen verdere uitleg.

Wil je meer weten over niet alleen de juiste aanhef, maar ook de juiste opbouw en toon van een zakelijke brief of e-mail? Volg dan de Van Dale Taaltraining Zakelijke Correspondentie.

Over de auteur
Aleid van de Vooren werkt als NT1-trainer voor Language Partners. Aleids missie is om mensen efficiënter te leren schrijven, zodat ze in minder tijd betere teksten kunnen maken.

Dit artikel is ook te vinden op de website van Language Partners.